Rédigé par Nicolás Peña, coordinateur de contenu pédagogique
Il est indéniable que, pour la plupart des organisations, l'apprentissage en ligne est devenu la nouvelle norme. Chez Spur Change, certains volets de notre programme reposaient fortement sur les interactions et les échanges en présentiel entre les petites et moyennes organisations (PME), les enseignants et les jeunes. Il y a un an, nous venions de conclure notre première conférence nationale et planifiions notre prochaine formation nationale en présentiel pour les PME, prévue en mars 2020. Cette formation aurait été mise en œuvre dans huit localités du Canada, en partenariat avec les conseils provinciaux et régionaux de coopération internationale.
Passer d'une session de formation nationale en présentiel à une session en ligne
En tant que programme national, nous collaborons étroitement avec nos partenaires provinciaux et régionaux pour coordonner chaque étape de nos formations nationales en présentiel : choix des thèmes de formation, sélection de dates adaptées aux disponibilités locales, gestion des inscriptions et élaboration de directives pour la collecte uniforme de données sur les participants à des fins logistiques et de suivi-évaluation. Ces exemples illustrent la coordination complexe requise pour la mise en œuvre de formations en présentiel avec de multiples partenaires, et ce, de manière décentralisée. Notre approche inclusive et pancanadienne garantit également un accès équitable à nos formations. C’est pourquoi des subventions de déplacement sont offertes aux participants résidant hors des grandes villes. Un processus de subvention est en place afin de répartir ces fonds aussi équitablement que possible, sachant que les organisations qui doivent se déplacer consacreront beaucoup plus de temps que les participants urbains en raison des jours de voyage. Nos formateurs se déplacent également dans les provinces et les régions pour offrir ces formations.
Le 13 mars 2020, lorsque la COVID-19 a frappé le Canada et que les agences de santé publique ont recommandé le confinement et les restrictions de voyage, le programme Spur était en pleine diffusion de son programme national de formation à travers le pays. Les formateurs se trouvaient entre Halifax et les provinces des Prairies, où ils devaient animer des sessions de formation à Regina, Winnipeg et Calgary les jours suivants. Après avoir coordonné avec nos partenaires provinciaux l'annulation des sessions (communication avec les participants, location de salles, hôtels, traiteur) et le retour en toute sécurité de nos formateurs, nous avons commencé à réfléchir à la suite. Comment adapter nos formations pour les personnes inscrites ? Le passage forcé au numérique a engendré certaines limites, comme la réduction des possibilités de réseautage, mais a aussi offert des avantages en termes d'accessibilité accrue. Les participants en milieu rural, qui représentent une part importante des PME canadiennes, n'étaient plus désavantagés : avec un accès internet convenable, ils pouvaient désormais participer, apprendre, réseauter et partager leurs expériences au même coût que les autres organisations. De plus, les PME canadiennes pouvaient maintenant inviter leurs partenaires internationaux à ces mêmes formations. Ce sont là de belles réussites !
S'il n'existe pas de recette miracle, nous avons dû nous adapter rapidement en modifiant nos approches pédagogiques afin de créer et de proposer des opportunités d'apprentissage efficaces. Les difficultés de coordination sont moins importantes avec les événements en ligne ; néanmoins, susciter la participation des apprenants en ligne exige des approches et des conceptions novatrices pour remplacer les interactions plus naturelles qui auraient eu lieu pendant la pause déjeuner ou les temps morts lors des événements en présentiel.
Depuis le début de la pandémie, nous avons testé différents formats d'apprentissage et activités d'engagement en ligne et nous sommes toujours aux prises avec des questions clés telles que : Comment maintenir des liens significatifs dans le monde en ligne ? Comment garantir que l'apprentissage en ligne soit adapté aux besoins des organisations scientifiques et organisationnelles tout en proposant une approche centrée sur l'humain pour l'observation, la réflexion et l'action ? Comment créer un environnement compatible avec Zoom sans pour autant l'exclure ? Comment créer des espaces d'apprentissage en ligne accessibles et sécurisés ?
Ce qui suit est un examen continu de certains de nos principaux enseignements sur le maintien d'un environnement d'apprentissage collaboratif, entre pairs et expérientiel en ligne.
1. Envisagez de transformer les événements d'apprentissage ponctuels en une série
La plupart de nos formations Spur Change sont gratuites. Tout en réfléchissant à de nouvelles façons d'interagir en ligne, nous avons veillé à ne pas réinventer la roue.
Dans le cadre de notre programme Spur Change, nous avons appris qu'en transformant des événements ponctuels en une série d'apprentissages, nous pouvions accroître la participation de nombreuses organisations de mouvements sociaux, en particulier celles qui participaient pour la première fois.
Voici quelques points clés à prendre en compte lors de la création d'événements ponctuels ou de séries de formations :
- Abordez le problème ou la question en jeu. Chez Spur, nous nous efforçons de consulter autant que possible nos parties prenantes (participants et partenaires de mise en œuvre) afin de comprendre non seulement leurs besoins, mais aussi leurs souhaits.
- Partagez les observations des parties prenantes avec votre équipe. Réfléchissez ensemble aux moyens d'offrir la meilleure expérience d'apprentissage possible, à la fois opportune et adaptée aux besoins des parties prenantes.
- Vérifiez les informations auprès des parties prenantes afin de trouver un terrain d'entente. Rendez ce processus aussi participatif que possible pour vous assurer que vos idées progressent dans la bonne direction.
- Trouvez un format qui convienne le mieux à vos parties prenantes (hebdomadaire, bimensuel, mensuel). N'oubliez pas de les consulter à nouveau.
- Si vous faites appel à des consultants externes, assurez-vous que le processus d'apprentissage (présentations, activités, documents, etc.) soit adapté à vos parties prenantes. Réfléchissez à la manière, au moment et au lieu où elles accéderont à ces ressources.
- Prévoyez un plan B en cas de problème. Quels scénarios pouvez-vous envisager pour atténuer le risque ?
- N'oubliez pas de suivre votre progression et l'expérience des participants. Pensez à mettre en place des accords de consentement afin d'élaborer vos outils de suivi et de communication.
2. Gérer les attentes en matière d'apprentissage en ligne
L'une des préoccupations courantes en matière d'apprentissage en ligne est d'identifier le format le plus adapté à nos opportunités d'apprentissage (par exemple, la durée, les supports de lecture, les discussions en petits groupes, etc.).
Les taux d'abandon peuvent être élevés pour les événements en ligne. Il est donc essentiel de motiver les inscrits en amont afin d'accroître leur participation. Chez Spur, nous avons constaté qu'une bonne pratique consiste à fournir aux futurs apprenants des informations claires et directes. Par exemple, lorsque nous proposons des supports de formation asynchrones, nous précisons le temps nécessaire pour les consulter, les lire et les assimiler avant la session en direct. Lors de notre formation à la collecte de données, nous avons veillé à ce que les participants disposent d'au moins une semaine pour consulter l'ensemble des informations.
Quelques éléments clés à retenir :
- Lors de vos sessions en direct, veillez à fournir aux participants un ordre du jour et à préciser les objectifs de la session. Quel est le but recherché pour eux ?
- Mettez à la disposition des participants un dossier partagé contenant tous les documents de lecture, y compris les présentations et les enregistrements. Cela leur permettra de consulter plus facilement les informations.
- N'oubliez pas la règle KIS (Keep It Simple, Stupid). Fournissez un contenu convivial, facile à lire et qui va droit au but.
- Assurez-vous que le matériel pédagogique soit téléchargeable et accessible. Certains participants peuvent disposer d'une connexion internet limitée, et les fichiers volumineux ne sont pas toujours la meilleure option pour un téléchargement rapide.
- Évitez le jargon dans vos courriels. Donnez aux participants des instructions claires sur les prochaines étapes. Cela favorisera une approche intégrative et créative du contenu proposé.
- Bien qu'il n'existe pas de formule idéale entre les sessions asynchrones et synchrones, nous avons constaté qu'une combinaison des deux formats était bénéfique pour nos participants. De même, l'étalement des sessions de formation sur deux semaines offre aux participants suffisamment de temps pour assimiler le contenu tout en tenant compte d'autres facteurs externes (obligations familiales, décalage horaire, temps passé devant les écrans, etc.).
Dossiers partagés entre les participants et les animateurs
3. Identifiez vos capacités informatiques bien à l'avance.
La transition vers une formation en ligne commence par l'optimisation des ressources informatiques. Chez Spur Change, nous avons rapidement constaté que, sans les contraintes logistiques des formations en présentiel (réservation de salle, restauration, impression de supports, etc.), l'apprentissage à distance offre de nombreuses opportunités. Il est toutefois nécessaire d'acquérir de nouvelles compétences et de prendre en compte de nouvelles considérations technologiques afin d'améliorer l'expérience d'apprentissage.
Néanmoins, comme le dit le vieil adage « la technologie n’est qu’un outil et non une fin en soi », voici quelques éléments à prendre en compte :
- Assurez-vous que votre technologie est compatible avec votre connexion internet (domicile/bureau) et celle de vos apprenants. Chez Spur, nous avons constaté que tous les participants ne disposent pas de la même bande passante ; il est donc essentiel de choisir les plateformes technologiques les mieux adaptées aux différents utilisateurs.
- Essayez d'utiliser des outils tiers pour enrichir l'expérience d'apprentissage. Par exemple, l'utilisation de plateformes de sondage comme Mentimeter, Poll Everywhere ou Kahoot peut s'avérer utile pour rendre l'information plus accessible.
- Identifiez quelques membres de votre équipe qui pourront vous assister lors d'une session de formation. Avoir une paire de bras supplémentaire est toujours un atout pour garantir un soutien optimal aux apprenants tout au long d'un webinaire ou d'une formation.
- Ne vous fiez pas uniquement à la technologie. Essayez de varier les méthodes d'animation afin de favoriser les interactions humaines avec les participants en ligne. Réfléchissez : si cela se passait dans un environnement physique, que feriez-vous ? Comment pourriez-vous traduire ces mêmes informations en ligne ?
4. Configurez des rappels amicaux :
Certaines plateformes en ligne, comme Eventbrite ou Mailchimp, envoient des rappels automatiques à vos participants. Chez Spur, nous avons constaté que l'envoi de rappels personnalisés et conviviaux par e-mail permet de maintenir l'engagement des participants, contrairement à un énième message automatique.
Quelques pratiques clés à prendre en compte :
- Adressez des messages personnalisés à vos participants, de manière directe et conviviale. Cela permettra d'établir un lien dès le départ.
- Programmez des rappels aux jours les plus adaptés à votre public. Chez Spur, nous avons constaté que les mardis, mardis et jeudis sont les jours les plus propices à l'envoi de messages, contrairement au vendredi où vos messages risquent de ne pas aboutir.
- Il est essentiel de respecter le temps des participants. Plusieurs solutions s'offrent à vous, notamment en recueillant des informations et en cernant leurs attentes avant l'événement (par exemple, en réalisant un sondage préalable). Cela permettra d'adapter la formation à leurs besoins et de mieux les répondre.
5. Faciliter les discussions en petits groupes
Chez Spur, nous avons constaté que les discussions de groupe en ligne peuvent transformer une expérience d'apprentissage. Même si nous ne pouvons plus discuter avec notre voisin sur Zoom (comme nous le faisions lors de rencontres physiques), il est important de réfléchir à la manière d'animer des ateliers en petits groupes afin que les participants se sentent à l'aise et en confiance pour partager leurs expériences.
Comme l'a dit un participant : « Il n'y a rien de plus désagréable que de rejoindre une salle de réunion sans instructions claires. » Voici quelques-uns de nos principaux enseignements :
- Si vous ne pouvez pas animer une séance de travail en petits groupes, fournissez aux participants des instructions claires avant qu'ils n'entrent dans la salle de réunion. Il est conseillé de désigner un animateur bénévole à l'avance.
- Si vous animez une discussion de groupe, commencez par vous présenter à nouveau et rappeler votre rôle d'animateur. Chez Spur, nous avons constaté que cela permet de mieux gérer le temps tout en veillant à créer un climat de confiance.
- Désignez un participant volontaire pour prendre des notes et faire un débriefing une fois de retour dans la salle principale. Les volontaires sont essentiels car ils peuvent apporter un éclairage précieux sur la discussion et veiller à ce que le processus soit le plus inclusif et participatif possible.
- Adoptez une approche basée sur l'interrogation lorsque le silence s'installe. Essayez de poser des questions pour clarifier les idées ou apporter de nouvelles perspectives à la discussion.
- Prévoyez au moins 3 à 5 minutes de temps mort au début de chaque atelier pour permettre aux participants de s'installer. Évitez de limiter les présentations à moins de 5 minutes : cela ne fonctionnera jamais.
- N’encombrez pas les ateliers de présentations supplémentaires. Notre expérience nous a appris que ces espaces sont dédiés au dialogue et au partage, et non à l’ajout de diapositives PowerPoint (si vous utilisez un diaporama, limitez-le au strict minimum).
- Si vous avez un animateur dans une salle de sous-groupes, assurez-vous de prévoir suffisamment de temps pour la présentation, la discussion et la séance de questions-réponses.
Présentateurs prédéterminés dans des salles de réunion
6. Créer des espaces sûrs et des relations solides
Créer un espace sécurisé exige des règles claires de fonctionnement, ou « directives opérationnelles », précisant la vocation de cet espace et son importance. En privilégiant un environnement sécurisant, les apprenants se sentent à l'aise et bienvenus, ce qui est particulièrement important dans le cadre de l'apprentissage en ligne.
Chez Spur, nous avons très tôt compris que la création d'un espace en ligne où chacun peut se connecter et enrichir ses pratiques prend du temps. C'est pourquoi, parmi les pratiques clés pour développer un tel espace de réflexion, d'observation et d'action, on peut citer :
- Lors de toute session en direct, commencez par une reconnaissance du territoire et invitez les participants à indiquer leur lieu de résidence. Si les rencontres physiques nous permettaient de reconnaître le territoire sur lequel nous nous trouvions, les espaces en ligne nous invitent à élargir notre perspective et à prendre en compte différents lieux régionaux et traditionnels.
- Ajoutez une diapositive d'informations pratiques décrivant le déroulement de l'événement. Par exemple : « Veuillez couper votre micro lorsque vous ne parlez pas » ou « Utilisez la fonction de chat pour partager vos commentaires ».
- Accueillez chaleureusement les participants qui reviennent à une nouvelle session et témoignez-leur votre reconnaissance. Cela permet non seulement de suivre les présences, mais aussi de renforcer les liens. De plus, cette démarche encourage les participants à échanger et à nouer des contacts.
- Grâce à la création de documents partagés, nous avons invité les participants à ajouter leurs réflexions et commentaires tout au long de la formation. Par exemple, au début de chaque session, nous avons diffusé une liste des participants afin qu'ils puissent donner leur accord. De même, pendant les sessions, nous avons partagé un document de partage de ressources pour recenser les ressources utilisées et les mettre ensuite à la disposition de tous.
- Essayez d'inviter les participants à des événements similaires à venir à la fin de votre présentation.
7. Favoriser un environnement pair-à-pair (P2P)
Un élément clé qui distingue nos programmes des autres est notre structure d'apprentissage entre pairs. L'apprentissage entre pairs (P2P) désigne un apprentissage informel qui met l'accent sur la collaboration. Chez Spur Change, nous avons développé un environnement d'apprentissage entre pairs en organisant des discussions en petits groupes, en invitant les participants à partager des exemples ou des pratiques concrètes, et en créant un contenu adapté à leurs besoins.
Chez Spur, nous organisons généralement trois activités différentes permettant aux apprenants de mener de multiples réflexions et d'interagir de diverses manières. Grâce à ce modèle, les responsables de projets apprennent non seulement les uns des autres, mais aussi de réfléchir à l'évolution de leur rôle au sein de leur propre projet ou programme.
Les principaux enseignements à prendre en compte sont les suivants :
- Essayez d'inviter un animateur expert qui, en plus d'apporter un éclairage sur un sujet précis, favorise la réflexion des participants grâce à des échanges entre pairs et au partage de connaissances. L'animateur doit laisser place au dialogue plutôt que de submerger les participants d'informations.
- Invitez les organisations à partager leurs expériences concrètes. Nous avons constaté que cela permet non seulement de dépasser le rôle d’expert, mais aussi d’accroître les possibilités de partage des connaissances et de solidarité.
- Les activités de réflexion en groupe ont également permis d'intégrer efficacement de nouveaux concepts ou pratiques aux projets/programmes des participants. Par exemple, lors de nos sessions de formation, une approche par l'enquête, s'appuyant sur des scénarios prospectifs, aide les participants à valider rapidement et en temps réel les informations (sans financement ni ressources supplémentaires).
- Proposez une grande variété de supports pédagogiques dans différents formats (PDF, vidéos, documents, PowerPoint, etc.). Cela contribuera à maintenir la motivation et l'engagement des apprenants. En partageant les documents, les participants se sentiront plus à même d'utiliser et de s'approprier les informations. Veillez à ce que chaque ressource soit compressée au maximum afin de faciliter son téléchargement.
8. Fournir un soutien continu
L'un des aspects les plus complexes de la formation en ligne est d'assurer un soutien continu aux apprenants. Trouver la formule adéquate pour répondre à leurs besoins futurs est un enjeu majeur, en plus de la réalisation d'enquêtes post-formation. Certains participants sont très impliqués, tandis que d'autres sont prêts à passer à l'activité suivante.
Notre rôle, en tant que prestataires de formation, est de garantir l'accessibilité et la pérennité de nos contenus, technologies et résultats, et de permettre aux participants de choisir la formule d'engagement la plus adaptée à leurs besoins après l'événement. Voici quelques-unes de nos pratiques clés :
- Veillez à ce que l'information soit accessible en ligne et sur support papier. Proposer aux apprenants différents formats (PDF, vidéo, ressources web, etc.) leur permet de consulter l'information, de la partager avec leurs pairs ou d'effectuer des recherches complémentaires directement. (Voir un exemple de notre formation en analyse des risques)
- Si vous organisez des séances bilingues, assurez-vous qu'elles soient accessibles à tous les participants. Chez Spur, nous veillons à animer des séances en anglais et en français. Par conséquent, nous nous assurons que : 1) tout notre matériel est disponible dans les deux langues ; 2) nous collaborons avec des interprètes disponibles pour une interprétation en direct ; ou 3) nous organisons des séances séparées afin que le contenu soit mieux adapté au public anglophone et francophone.
- Tenez compte des différents fuseaux horaires des participants. Soyez attentif à ce qui est trop tôt ou trop tard et veillez à valoriser leur participation.
- Envisagez le transfert de connaissances entre les séances. Par exemple, invitez les apprenants à continuer à partager leurs réflexions après la fin d'une activité de formation. Cela peut donner lieu à des présentations de meilleure qualité (par exemple, des récapitulatifs ou des documents de ressources partagés).
- Identifiez la formule qui convient le mieux à vos apprenants afin qu'ils continuent de se sentir soutenus. Chez Spur Change, nous avons expérimenté différents formats de suivi, allant des entretiens individuels aux séances en groupe.
- Adaptez les supports de formation aux participants ayant des besoins spécifiques. Privilégiez les formats de fichiers faciles à lire, notamment pour les personnes malvoyantes ou malentendantes. Chez Spur, nous avons constaté qu'il est essentiel d'avoir un entretien individuel avec chaque participant afin de mieux comprendre les outils et les formats qu'il utilise.
Une feuille de route pour les futures opportunités d'apprentissage
Alors que de nombreuses organisations continuent de se reconstruire et de se réinventer face à la COVID-19, Spur Change a l'opportunité d'accélérer la réflexion sur la meilleure façon de soutenir les PME grâce à des formations en ligne pour le renforcement de leurs capacités. L'apprentissage en ligne ne peut remplacer entièrement les interactions humaines et les opportunités de réseautage offertes par les événements en présentiel. Cela dit, chez Spur Change, nous reconnaissons la valeur de la formation en ligne lorsqu'elle est conçue de manière participative, réfléchie et stimulante.
Dans les mois à venir, tout en continuant à soutenir les projets et programmes SMOS, de nouvelles opportunités d'apprentissage seront proposées pour répondre à leurs besoins. La responsabilité et l'obligation de rendre des comptes doivent être partagées à tous les niveaux.
Nous continuerons à proposer des approches pédagogiques inclusives et transformatrices, qui servent d'espaces pour renforcer le travail collectif du secteur.